La Direction de l’Information Légale et Administrative (DILA), sous l’autorité du Premier Ministre, est chargée de diffuser l’information légale et administrative en France, notamment via des plateformes majeures telles que vie-publique.fr, legifrance.gouv.fr, et service-public.fr.

Pour répondre à ses besoins croissants, la DILA a lancé un marché à bons de commande visant à obtenir une assistance et une expertise sur les solutions SAP-Business Objects (SAP-BO) et SAP-Data Services (SAP-DS). L’objectif principal est de garantir la maîtrise de ces outils, tout en maintenant leurs conditions opérationnelles, et de mettre en œuvre une solution décisionnelle adaptée aux besoins des équipes métiers.

Les enjeux principaux sont les suivants :

• Expertise réglementaire : Fournir une connaissance approfondie des outils décisionnels, en accord avec les normes en vigueur.
• Collaboration étroite : Travailler avec les équipes pour mieux comprendre et cerner leurs besoins via un accompagnement de proximité des métiers.
• Amélioration du service utilisateur : Proposer de nouveaux rapports pour enrichir l’information disponible.
• Intégration des données : Enrichir les analyses en intégrant de nouvelles sources de données.
• Formation des équipes : Renforcer les compétences internes sur les outils SAP.
• Production d’indicateurs fiables : Créer des indicateurs qui répondent aux exigences des instances gouvernementales.
• Exploitation des données : Optimiser l’utilisation des données issues des différents sites pour une prise de décision éclairée.

Pour piloter les projets, une méthodologie forfaitaire a été établie, intégrant le chiffrage, la gestion des ressources et le suivi des risques. L’équipe veille à respecter à la fois les délais et les normes de qualité, garantissant ainsi que chaque phase du projet soit rigoureusement contrôlée.

Lors de la définition des besoins, des réunions interactives ont permis d’identifier les attentes des utilisateurs et de challenger les demandes. Une étude d’impact a été réalisée pour évaluer les implications relatives aux alimentations et aux rapports. Le cadrage des projets de montée de version de SAP BO a également été effectué.

La conception inclus la rédaction des spécifications fonctionnelles et techniques, ainsi que la modélisation des entrepôts de données. Des flux Data Services ont été développés, et un contrôle de la sécurité et de la qualité des données a été mis en place.

Un support aux utilisateurs a été assuré pour l’exploitation des données et la création de tableaux de bord. Une coordination des activités de maintenance continue (MCO) a permis de gérer les tickets et de communiquer efficacement lors des mises en production.

Pour accompagner le changement, une stratégie de communication et un parcours de formation adaptés aux utilisateurs ont été définis. Des supports pédagogiques ont été créés, et des sessions de formation ont été animées selon les normes Qualiopi.

Enfin, l’assistance à la recette a inclus la préparation des environnements de test, l’exécution des campagnes de tests et la mise à jour du dictionnaire de données fonctionnelles.

Grâce à cette approche, la DILA a pu :

• Optimiser les délais de traitement des rapports, en réduisant significativement les temps de génération des états décisionnels.
• Créer de nouveaux environnements de reporting capables de supporter une charge croissante de données, tout en garantissant une performance optimale.
• Renforcer les compétences des équipes grâce à des formations ciblées, les rendant plus autonomes sur les outils SAP.
• Améliorer l’exploitation des données par une utilisation plus efficace des données des différentes plateformes en ligne, soutenant ainsi la mission de service public.
• Fournir une expertise technique à forte valeur ajoutée, permettant une meilleure visualisation et utilisation des données.